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公司创建后还要做些什么事?


晓晖国际律师事务所


在美国组建公司,若完成了注册,申请好联邦报税号码,及开立了银行账户后就可以正式合法地运作做生意了。然而,在公司日后的运作过程中,还需不断地注意以下若干事宜来使公司稳步发展。

1) 修改公司重要章程性文件

公司在注册的时候,需要递交公司章程 (Articles of Incorporation)。企业章程包括企业名称,组织形式,股份结构,始发股票数量,股票面值,企业地址,公司的发起人姓名、地址,首届届董事会成员的人数、姓名、地址,以及公司成立的目的等内容。 公司发起人可以一开始在注册的时候就呈递一个已考虑完善了的公司章程,也可以在注册时先递交一个初步的章程,注册后再经董事会讨论并对章程做进一步修改和补充章程,再报有关政府部门备案。

公司章程细则 (Bylaw) 是管理公司内部事务的规章制度,是公司根据自己运作的具体情况定身制定的详细条例。在注册时,公司章程细则一般不需要向政府部门递交。它主要是重复公司章程的内容,并规定了公司成员、董事和执行官员的权利和义务,公司利益分配,以及公司运作的具体模式。公司细则相当于是约束公司内部成员之间的协议。其内容一般包括:董事及执行官员的选举和退任,董事会决议的人数要求,股东大会和特别会议召开条件,董事的报酬,股票的种类,股票的发行和转让,会议记录,破产清算程等。公司的章程细则和公司章程相抵触时,以公司章程为准。

公司章程性的文件可以随时修改,但要经董事会或股东大会通过。通过的章程或细则在递交给政府部门后,就要严格遵守。 若以后在经商中产生纠纷或成为被告时,这些文件是要被拿来作为是非评判依据的。

2) 发行股票

公司成立后,要按规范发行股票。一般小公司或家庭式公司,往往不重视发行股票,也没有股票证书,只是口头上承诺,这是不行的。无论公司大小,发行股票都是公司的一项重要事务,需要认真对待。可以请律师或会计师提供股权证书,股票发行人应依规定填写股权证书和做好股票发行记录。股票发行记录要包括:股票认购者姓名,地址,认股数量,购买股票的方式(现金,财产,技术,或服务),及今后转让的限制条件。

值得一提的是,公司现有的股东若要想保持自己的股权不被稀释的话,就应该在公司章程里把优先权 (Preemptive Right) 规定进去。那么,在未来股票发行时,现有普通股股东就享有购买股票的优先权。即公司现有的股东在发行新的股票的时候,可以根据其现有的持股比例优先购买相应比例的新股。 

还有,如果公司持有特殊的技术,有志要扩大规模,必然会寻求风险投资的帮助,这时股票的私募发行就要格外谨慎。一定要拟定好股票购买协议 (Stock-Purchase Agreement)和其他法律文件来保护企业和企业家的利益。股票购买协议是规范风险投资人和其所要投资的风险企业之间的关系的最基本的法律文件。其中对风险投资人和风险企业家的权利和义务的规定会直接关系到企业的发展及今后利益的分配。

另外,私募发行股票有别于公开发行股票。在美国公开发行股票是要经美国证券交易委员会(Securities and Exchange Commission “SEC”) 正式注册(Registration)及批准,也就是所谓的IPO。因此,在向公众私募发行股票时,要特别小心,一定要请律师在是否符合有关美国证券法的规定上把关,不要触犯了严格而又复杂的美国证券法。不要让SEC认定公司为风险投资的私募股票是IPO。对于私募股票的发行, 证券法上则对其发行对象,金额和数量等都有详尽的规定,必须要严格遵守,以免不必要的麻烦和惩罚。

3) 申请营业执照

公司注册后,大多数的州是需要公司在其所在的州或县申请营业执照(Business License),销售和使用税 (Sales and Use Tax),以及其他的各种许可证。例如在马里兰州,从事商品买卖和服务的公司需要申请销售税,且大部分的公司需要申请营业执照包括零售和批发。以下生意都需申请商业执照:娱乐、拍卖、连锁店、建筑、干洗、农用机械、废品交易、水电工、仓储、餐馆等。公司需要根据当地政府对不同的行业要求和规定,搞清楚哪些执照许可要申请,哪些则可以免掉。

4) 商号

有的公司在运行的过程中,出于生意上的考虑,需要另有一个的公司名字来开展业务,这是可以的。公司业主可以给公司再起一个商号 (Trade Name)或DBA (Doing Business As). 这个商号可以与公司注册的名称相似也可以完全不同。不过,在正式注册和运用之前,要查清楚确定和其他公司没有重复,以免日后被其他在此之前使用这个名字的公司主张权利。

5) 分红

公司应在盈利的时候要向股东发放红利。国税局在对公司查账的时候,会向公司索取很多材料,其中包括股权分配,发行记录,公司董事会会议记录和公司章程,和发放红利的情况。如果公司报亏损,没有发放红利,却同时又提高董事和执行官员的薪水和发放其他报酬,国税局就会审阅看公司章程或细则里对发放红利和提高薪水的有关条款,来认定是不是公司并未亏损而故意把红利转化为增加管理层的薪水,从而进一步检查公司的财务报税状况。

6) 审阅合同

公司开始运作后,随着其业务不断壮大,各类公司都会有这样那样的合同、协议需要订立,如销售合同,服务合同,买卖合同,房屋租赁合同,采购合同,并购合同等等。尤其是现在国际合作日益频繁,合作中会涉及到很多跨国公司项目,其中有很多重要文件及合同需要审定,如合作意向书,投资协议,合作合同,股权转让合同等等。审阅合同不是件小事,这关系到合同所订立的条款是否符合法律规定,双方的权益有无得到公正的保护。但往往公司会忽略这一点,一般不到纠纷上门或被起诉,不会体会到让律师审阅合同的重要性。订立合同一定要小心,有时候在公司看来没上门问题的合同,实际上存在着利益分配的严重不均,但有会被对方律师掩饰得很,模棱两可之间,即让另一方公司陷入了不利境地。

7) 年报

按照法律规定,公司在注册之后,每年都要向州政府注册处呈交年报,报告公司的董事名单,地址,及缴纳续注费用。若两年欠交年报,便会被取消注册。假如这时其他公司想用这个名字的话,就可以马上注册。所以,哪怕公司不赚钱,你的公司若想继续保留的话,就要坚持缴纳每年的年费,让公司合法地存在。

8) 定期开会

公司成立后,需要严格按照公司法和公司章程细则,定期召开股东大会和董事会,开会的人数和形式都要符合规定。小公司尤其要做到这一点,否则,很容易在被诉的情况下,公司有限责任的保护伞被去掉,法官会认为你的公司不是真正意义上的公司,而是用来为逃避债权人的工具。这样的诉讼也许会把公司股东的个人私有财产牵扯进来。因此,定身制订的章程,定期开会,以及做会议记录是衡量公司是否真正享受有限责任保护最基本的一些因素。

9) 进出口注意事项

从事进出口业务的公司在公司成立后,还要考虑是否要得向商务部产业和安全事务局(Bureau of Industry and Security),美国食品和药品管理局(U.S. Food and Drug Administration) ,美国农业部(Department of Agriculture)和其他政府部门申请进出口有关的许可证。

在出口方面,美国对出口军民两用技术的管制本来就很严,尤其是日前美国对中国的高技术出口呈迅速上升趋势,美国对这个问题更加重视。此类军民两用的产品,在出口前必须申请有效的许可证。

同样,从外国进口产品到美国来,政府也有很多控制的环节。如果是进口医疗器械,食品,饮料,或药品,就必须向美国FDA和美国农业部等部门申请一系列的许可。并根据海关的规定做提前通知,最大限度地避免在海关遭抽查,导致产品在海关被扣留从而给公司带来经济损失。

10) 知识产权的保护

如果你的公司或个人拥有专利,公司产品也有自己独特的商标,那就应该在公司初始阶段尽早进行专利和商标的申请,使公司的利益不受侵犯。若公司有计划在其他国家展开业务,也可以做专利和商标的国际申请。

在美国,即便商标还未使用,在美国也可用意向使用(Intent to Use)来及时对商标进行保护,等商标正式使用后,再将材料补充上去。专利申请也可以通过暂时申请(Provisional Application)来主张申请日,但必须在一年内提出正式申请。专利暂时申请的采用一般基于两种情况。一种是公司或发明人想以一年的时间做缓冲来寻求资金和制造商,然后在决定是否将发明转让卖给他人,还是由自己来申请专利。另一种情况是发明人来不及在专利公开之前完成正式申请,所以只能先提出较为简单的暂时申请来确保专利申请日。

11)申请 Section (8) 项目

如果你的公司是需要争取政府项目的小型企业且公司的拥有者又是属于在经济上和社会地位上都处于劣势的一族,即少数民族、妇女、或残疾人士等,则可等公司有了一定的业绩并显示出有成功可能性时,可以考虑申请美国小型企业管理局的Section 8(a)项目。因为一旦这个资格被批准,获得Section 8(a)证书后,公司就有更多地机会获得联邦采购合同,这对公司的长远发展来说是如虎添翼。

除此之外,在州政府这一级,也有一些支持小型企业的项目,小型公司可以根据自己公司情况申请少数民族企业 (Minority Business Enterprise/MBE),劣势企业 (Disadvantaged Business Enterprise/DBE),或妇女企业 (Women Business Enterprise/WBE) 资格证书,并以此资格单独参加联邦或州政府合同的招标或配合大公司争取政府合同




以上仅是律师的一般法律知识介绍,并非对个案的法律意见。晓晖律师毕业于全美排名前五的纽约大学法学院,并具有在美英中三国TOP国际律师事务所的多年执业经验,其擅长的法律业务是策划设立公司,审阅商业合同,海关退税,进出口买卖纠纷,反倾销,FDA认证,商务和职业移民,证券上市,公司重组,商标专利的申请和侵权争议的解决,跨国投资纠纷等等。您若有具体法律问题,请联系晓晖国际律师事务所。Tel: (301) 838-8986, E-mail: syu@yulegal.com(版权所有,若要转载,请注明作者)



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